Eingangsrechnungen erfassen

Um Eingangsrechnungen zu erfassen, müssen diese im ersten Schritt ins System hochgeladen werden.

Modul ER - Rechnung hochladen

Es können beliebig viele Rechnungen auf einmal hochgeladen werden (PDF-Format!).

Alle hochgeladenen Rechnungen werden in der Übersicht angezeigt. Durch Klick auf B (=bearbeiten) können die Rechnungen erfasst werden.

Durch Klick auf Infofenster öffnen wird ein neuer Tab geöffnet, wo die Rechnung angezeigt wird. So weiß man immer, welche Rechnung man gerade erfasst und man kann Informationen wie z.B. Rechnungsnnr., Datum,.. gleich direkt von der Rechnung kopieren und im jeweiligen Feld einfügen.

Das Infofenster muss nur einmal geöffnet werden, wechselt man dann zu einer anderen Rechnung wird das Infofenster immer automatisch mit aktualisiert.

Durch Klick auf Dokument hinzufügen, können weitere Dokumente (PDF-Format) zur jeweiligen Eingangsrechnungen hinzugefügt werden.

Rechnungskopf erfassen:

Folgende Felder sind Pflichtfelder und müssen bei jeder Rechnung zwingend erfasst werden:

Feldname	Funktion
externe Belegnummer	Rechnungsnummer der Eingangsrechnung
Datum	Datum der Eingangsrechnung. Standardmäßig wird immer das Tagesdatum vergeben, dass kann manuell überschrieben werden.
Lieferant	Hier muss der jeweilige Lieferant ausgewählt werden, von dem man die Rechnung erhalten hat. Durch Klick auf "B" springt man in den Bearbeitungsschirm der Adresse, dort kann die bereits angelegte Adresse bearbeitet werden (Anschrift ändern, zusätzliche Informationen ergänzen,...). Wenn der Lieferant im Modul Adressen noch nicht angelegt wurde, kann dieser wie folgt angelegt werden ->

Feldname

Funktion

externe Belegnummer

Rechnungsnummer der Eingangsrechnung

Datum

Datum der Eingangsrechnung. Standardmäßig wird immer das Tagesdatum vergeben, dass kann manuell überschrieben werden.

Lieferant

Hier muss der jeweilige Lieferant ausgewählt werden, von dem man die Rechnung erhalten hat. Durch Klick auf "B" springt man in den Bearbeitungsschirm der Adresse, dort kann die bereits angelegte Adresse bearbeitet werden (Anschrift ändern, zusätzliche Informationen ergänzen,...).

Wenn der Lieferant im Modul Adressen noch nicht angelegt wurde, kann dieser wie folgt angelegt werden ->

Die nachfolgenden Felder sind Zusatzfelder, diese müssen nicht zwingend befüllt werden:

Feldname	Funktion
Betreff	Ein Betreff für die Rechnung kann eingegeben werden. Dieser wird im Modul Buchhaltung angezeigt und für die Steuerberatung mitexportiert.
Zahlungsreferenz	Hier kann eine Zahlungsreferenz eingegeben werden. Wenn die Rechnung über LotzApp mittels XML-Datei bezahlt wird, dann wird diese Zahlungsreferenz bei der Überweisung angegeben.
Zahlungsziel	Das Zahlungsziel wird automatisch errechnet. Die Basis für die Berechnung ist das Feld Zahlungsziel (in Tagen) im Adressstamm (Modul Adressen - Adresse bearbeiten)
Zahlungsart	Es kann zwischen verschiedenen Zahlungsarten gewählt werden Überweisung: der Rechnungsbetrag wird überwiesen Einzug: der Rechnungsbetrag wird eingezogen. Dies ist bei allen Kreditoren / Lieferanten so, mit denen ein Einziehungsauftrag vereinbart wurde. Auch z.B. Zahlungen über Paypal bzw. mit EC-Karte werden mit dieser Zahlungsart eingegeben Vorkasse: Die Rechnung wurde per Vorkasse beglichen. BAR: Die Rechnung wurde bar bezahlt . Karte: Die Rechnung wurde mit Karte bezahlt. Die Zahlungsart kann gleich bei der Adresse hinterlegt werden, dann wird das Feld immer automatisch befüllt (Modul Adressen - Zahlungsart für ER). Das Feld im Adressstamm kann individuell benannt werden, darum kann das Feld in deinem Mandanten auch einen abweichenden Namen haben.
Auftrag	Wird mit einer Kostenrechnung gearbeitet, dann kann hier die jeweilige Kostenstelle/Auftrag hinterlegt werden.
Steuerart	Für österreichische Rechnungen, die dem standard Steuersatz von Österreich unterliegen, wird dieses Feld leergelassen, da das Programm immer die österreichische Steuerart als standard zieht. Wenn es sich bei einer Rechnung um eine andere Steuerart handelt (z.B. ig Erwerb, Reverse Charge,..) dann muss diese im Feld ausgewählt werden. Die Steuerart kann ebenfalls gleich bei der Adresse/Lieferanten hinterlegt werden, damit der jeweilige Steuercode bei allen Rechnungen automatisch hinterlegt wird (Modul Adressen - ER-Steuerart) Das Feld im Adressstamm kann individuell benannt werden, darum kann das Feld in deinem Mandanten auch einen abweichenden Namen haben.
Weitere Informationen	Hier können zusätzliche Informationen erfasst werden
IBAN	Ist der IBAN des jeweiligen Lieferanten und wird automatisch befüllt, wenn der IBAN bei der Adresse hinterlegt wurde. Existieren mehrere gültige IBANs, dann kann zwischen den IBANs gewählt werden. Ist keine gültiger IBAN beim Lieferanten hinterlegt, bleibt das Feld leer. Der IBAN wird nur benötigt, wenn die Überweisungen durch LotzApp mittels XML-File abgewickelt werden.

Auf der rechten Seite des Rechnungskopfs werden ebenfalls mehrere Felder angezeigt:

Feldname	Opt.	Funktion
Dokumente		Die sind die Namen der hochgeladenen Dokumente/Rechnungsbelege; durch Klick auf den Namen können die Belege geöffnet werden
Netto		Ist die Summe der Nettobeträge der Einzelpositionen
MwSt		Ist die Summe der MwSt der Einzelpositionen
Brutto		Ist die Summe der Bruttobeträge der Einzelpositionen
Skonto		Ist der Skontobetrag, dieser kann manuell eingegeben werden
Zahlbetrag		Ist der Zahlbetrag. Dieser wird errechnet, kann aber manuell überschrieben werden
Lieferscheine		Hier können Lieferscheine hinterlegt werden, auf die sich die Rechnung bezieht.