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Eingangsrechnungen erfassen

Um Eingangsrechnungen zu erfassen, müssen diese im ersten Schritt ins System hochgeladen werden.

Modul ER - Rechnung hochladen

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Es können beliebig viele Rechnungen auf einmal hochgeladen werden (PDF-Format!).

Alle hochgeladenen Rechnungen werden in der Übersicht angezeigt. Durch Klick auf B (=bearbeiten) können die Rechnungen erfasst werden.

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Durch Klick auf Infofenster öffnen wird ein neuer Tab geöffnet, wo die Rechnung angezeigt wird. So weiß man immer, welche Rechnung man gerade erfasst und man kann Informationen wie z.B. Rechnungsnnr., Datum,.. gleich direkt von der Rechnung kopieren und im jeweiligen Feld einfügen.

Das Infofenster muss nur einmal geöffnet werden, wechselt man dann zu einer anderen Rechnung wird das Infofenster immer automatisch mit aktualisiert.

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Durch Klick auf Dokument hinzufügen, können weitere Dokumente (PDF-Format) zur jeweiligen Eingangsrechnungen hinzugefügt werden.

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Rechnungskopf erfassen:

Folgende Felder sind Pflichtfelder und müssen bei jeder Rechnung zwingend erfasst werden:

Feldname
FeldnameFunktion Funktion
externe Belegnummer Rechnungsnummer der Eingangsrechnung
Datum Datum der Eingangsrechnung. Standardmäßig wird immer das Tagesdatum vergeben, dass kann manuell überschrieben werden.
Lieferant

Hier muss der jeweilige Lieferant ausgewählt werden, von dem man die Rechnung erhalten hat. Durch Klick auf "B" springt man in den Bearbeitungsschirm der Adresse, dort kann die bereits angelegte Adresse bearbeitet werden (Anschrift ändern, zusätzliche Informationen ergänzen,...).

Wenn der Lieferant im Modul Adressen noch nicht angelegt wurde, kann dieser wie folgt angelegt werden ->

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Die nachfolgenden Felder sind Zusatzfelder, diese müssen nicht zwingend befüllt werden:

mit
Feldname
Opt.
Funktion
Externe Belegnummer Hier kann eine externe Belegnummer erfasst werden, oft ist dies die Belegnummer, die der Rechnungsaussteller für die Rechnung vergeben hat
Datum Ist das Belegdatum der Rechnung. Bei der Anlage des Rechnungssatzes wird immer das Tagesdatum vergeben. Dieses kann manuell überschrieben werden
Lieferant Hier kann der Lieferant eingegeben werden, von dem die Rechnung kommt. Momentan können alle angelegten Adressen als Lieferant hinterlegt werden. Mit B öffnet sich ein neues Fenster, hier kann ein neuer Lieferant angelegt werden (Adresse anlegen) über einen Parameter kann gesteuert werden, dass nur Lieferanten und nicht alle Adressen angezeigt werden
Betreff  Ein Betreff für die Rechnung kann eingegeben werdenwerden. Dieser wird im Modul Buchhaltung angezeigt und für die Steuerberatung mitexportiert.
Zahlungsreferenz  Hier kann eine Zahlungsreferenz eingegeben werden,werden. Wenn die Rechnung über LotzApp mittels XML-Datei bezahlt wird, dann wird diese wird dann auchZahlungsreferenz bei einerder Überweisung als Zahlungsreferenz verwendetangegeben.
Zahlungsziel

Das Zahlungsziel wird automatisch errechnet. Die Basis für die Berechnung ist das Feld Zahlungsziel (in Tagen) im Adressstamm (Modul Adressen - Adresse bearbeiten)

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Zahlungsart

Es kann zwischen vierverschiedenen Zahlungsarten gewählt werden
Überweisung: der Rechnungsbetrag wird überwiesen (Übersicht Überweisungen)
Einzug: der Rechnungsbetrag wird eingezogen. Dies ist bei allen Kreditoren / Lieferanten so, mit denen ein Einziehungsauftrag vereinbart wurde. Auch z.B. Zahlungen über Paypal bzw. mit EC-Karte werden mit dieser Zahlungsart eingegeben
Vorkasse: Die dieseRechnung Zahlungsartwurde wirdper z.B.Vorkasse bei Zahlung mit Kreditkarte verwendet beglichen.
BAR: Die Rechnung wurde bar bezahlt .
Karte: Die Rechnung wurde mit Karte bezahltbezahlt.

 

Die Zahlungsart kann gleich bei der Adresse hinterlegt werden, dann wird das Feld immer automatisch befüllt (Modul Adressen - Zahlungsart für ER).

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Das Feld im Adressstamm kann individuell benannt werden, darum kann das Feld in deinem Mandanten auch einen abweichenden Namen haben.
Auftrag Wird Hiereiner Kostenrechnung gearbeitet, dann kann hier die Rechnungjeweilige mitKostenstelle/Auftrag Aufträgen (oder Kostenstellen) verknüpfthinterlegt werden.
Steuerart

Für normaleösterreichische RechnungRechnungen, (Vorsteuerdie oderdem keinestandard Steuer)Steuersatz von Österreich unterliegen, wird dieses Feld leergelassen.leergelassen, Mittelsda Dropdowndas könnenProgramm alleimmer Steuersonderfälledie österreichische Steuerart als standard zieht.

 

Wenn es sich bei einer Rechnung um eine andere Steuerart handelt (z.B. ig Erwerb, Reverse Charge,..) dann muss diese im Feld ausgewählt werdenwerden. 

 

Die Steuerart kann ebenfalls gleich bei der Adresse/Lieferanten hinterlegt werden, damit der jeweilige Steuercode bei allen Rechnungen automatisch hinterlegt wird (dieModul ListeAdressen folgt- denER-Steuerart)

Codes,

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die

Das BMDFeld (verwendenim dieAdressstamm meistenkann Steuerberaterinindividuell Öbenannt undwerden, DE)darum verwendet)kann das Feld in deinem Mandanten auch einen abweichenden Namen haben.
Weitere Informationen  Hier können zusätzliche Informationen erfasst werden
Betreuer Dies ist ein spezielles Feld, das nur angezeigt wird, wenn das Workflowmanagement aktiviert ist
IBAN  Ist dieder IBAN des ausgewähltenjeweiligen Lieferanten und wird automatisch befüllt;llt, existierenwenn der IBAN bei der Adresse hinterlegt wurde. Existieren mehrere gültige IBANs, dann kann zwischen den IBANs gewechseltgewählt werden. istIst keine gültigeltiger IBAN beim Lieferanten hinterlegt, bleibt das Feld leerleer. Der IBAN wird nur benötigt, wenn die Überweisungen durch LotzApp mittels XML-File abgewickelt werden.

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Auf der rechten Seite des Rechnungskopfs werden ebenfalls mehrere Felder angezeigt:

Feldname
Opt.
 Funktion
Dokumente   Die sind die Namen der hochgeladenen Dokumente/Rechnungsbelege; durch Klick auf den Namen können die Belege geöffnet werden
Netto   Ist die Summe der Nettobeträge der Einzelpositionen
MwSt   Ist die Summe der MwSt der Einzelpositionen
Brutto   Ist die Summe der Bruttobeträge der Einzelpositionen
Skonto   Ist der Skontobetrag, dieser kann manuell eingegeben werden
Zahlbetrag   Ist der Zahlbetrag. Dieser wird errechnet, kann aber manuell überschrieben werden
Lieferscheine   Hier können Lieferscheine hinterlegt werden, auf die sich die Rechnung bezieht.
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