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Eingangsrechnungen erfassen

Stand: 20.05.2025

Um Eingangsrechnungen zu erfassen, müssenmüssen diese im ersten Schritt ins System hochgeladen werden.

Modul ER - Rechnung hochladen

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Es könnenkönnen beliebig viele Rechnungen auf einmal hochgeladen werden (PDF-Format!)Folgende Dateien können importiert werden: PDF & JPEG).

Alle hochgeladenen Rechnungen werden in der ÜbersichtÜbersicht angezeigt. Durch Klick auf B (=bearbeiten) könnenkönnen die Rechnungen erfasst werden.

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Durch Klick auf Infofenster öffnenöffnen wird ein neuer Tab geöffnet,geöffnet, wo die Rechnung angezeigt wird. So weißweiß man immer, welche Rechnung man gerade erfasst und man kann Informationen wie z.B. Rechnungsnnr., Datum,.. gleich direkt von der Rechnung kopieren und im jeweiligen Feld einfügen.einfügen.

Das Infofenster muss nur einmal geöffnetgeöffnet werden, wechselt man dann zu einer anderen Rechnung wird das Infofenster immer automatisch mit aktualisiert.

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Durch Klick auf Dokument hinzufügenhinzufügen, könnenkönnen weitere Dokumente (PDF-Format) zur jeweiligen Eingangsrechnungen hinzugefügthinzugefügt werden.

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Rechnungskopf erfassen:

Die Felder, die als Pflichtfeld gekennzeichnet sind (= X ist in der Spalte Pflichtfeld eingetragen), müssenmüssen zwingend ausgefülltausgefüllt werden. Alle anderen Felder sind zusätzlichenzusätzlichen und könnenkönnen fürfür eine bessere ÜbersichtÜbersicht verwendet werden, müssenmüssen aber nicht befülltbefüllt werden.

Feldname Pflichtfeld Funktion
externe Belegnummer X Rechnungsnummer der Eingangsrechnung
Datum X Datum der Eingangsrechnung. StandardmäßigStandardmäßig wird immer das Tagesdatum vergeben, dass kann manuell überschriebenüberschrieben werden.
Lieferant X

Hier muss der jeweilige Lieferant ausgewähltausgewählt werden, von dem man die Rechnung erhalten hat. Durch Klick auf "B" springt man in den Bearbeitungsschirm der Adresse, dort kann die bereits angelegte Adresse bearbeitet werden (Anschrift ändern,ändern, zusätzlichezusätzliche Informationen ergänzen,ergänzen,...).

 

Wenn der Lieferant im Modul Adressen noch nicht angelegt wurde, kann dieser wie folgt angelegt werden ->neuen Lieferant anlegen
Betreff
Ein Betreff fürfür die Rechnung kann eingegeben werden. Dieser wird im Modul Buchhaltung angezeigt und fürfür die Steuerberatung mitexportiert.
Zahlungsreferenz
Hier kann eine Zahlungsreferenz eingegeben werden. Wenn die Rechnung überüber LotzApp mittels XML-Datei bezahlt wird, dann wird diese Zahlungsreferenz bei der ÜberweisungÜberweisung angegeben.
Zahlungsziel

Das Zahlungsziel wird automatisch errechnet. Die Basis fürfür die Berechnung ist das Feld Zahlungsziel (in Tagen) im Adressstamm (Modul Adressen - Adresse bearbeiten)

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Zahlungsart

Es kann zwischen verschiedenen Zahlungsarten gewähltgewählt werden
Überweisung:Überweisung: der Rechnungsbetrag wird überwiesenüberwiesen
Einzug: der Rechnungsbetrag wird eingezogen. Dies ist bei allen Kreditoren / Lieferanten so, mit denen ein Einziehungsauftrag vereinbart wurde. Auch z.B. Zahlungen überüber Paypal bzw. mit EC-Karte werden mit dieser Zahlungsart eingegeben
Vorkasse: Die Rechnung wurde per Vorkasse beglichen.
BAR: Die Rechnung wurde bar bezahlt .
Karte: Die Rechnung wurde mit Karte bezahlt.

 

Die Zahlungsart kann gleich bei der Adresse hinterlegt werden, dann wird das Feld immer automatisch befülltbefüllt (Modul Adressen - Zahlungsart fürfür ER).

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Das Feld im Adressstamm kann individuell benannt werden, darum kann das Feld in deinem Mandanten auch einen abweichenden Namen haben.
Auftrag
Wird mit einer Kostenrechnung gearbeitet, dann kann hier die jeweilige Kostenstelle/Auftrag hinterlegt werden.
Steuerart X

FürFür österreichischeösterreichische Rechnungen, die dem standard Steuersatz von ÖsterreichÖsterreich unterliegen, wird dieses Feld leergelassen, da das Programm immer die österreichischeösterreichische Steuerart als standard zieht.

 

Wenn es sich bei einer Rechnung um eine andere Steuerart handelt (z.B. ig Erwerb, Reverse Charge,..) dann muss diese im Feld ausgewähltausgewählt werden. 

 

Die Steuerart kann ebenfalls gleich bei der Adresse/Lieferanten hinterlegt werden, damit der jeweilige Steuercode bei allen Rechnungen automatisch hinterlegt wird (Modul Adressen - ER-Steuerart)

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Das Feld im Adressstamm kann individuell benannt werden, darum kann das Feld in deinem Mandanten auch einen abweichenden Namen haben.
Weitere Informationen
Hier könnenkönnen zusätzlichezusätzliche Informationen erfasst werden
IBAN
Ist der IBAN des jeweiligen Lieferanten und wird automatisch befüllt,befüllt, wenn der IBAN bei der Adresse hinterlegt wurde. Existieren mehrere gültigegültige IBANs, dann kann zwischen den IBANs gewähltgewählt werden. Ist keine gültigergültiger IBAN beim Lieferanten hinterlegt, bleibt das Feld leer. Der IBAN wird nur benötigt,benötigt, wenn die ÜberweisungenÜberweisungen durch LotzApp mittels XML-File abgewickelt werden.

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Auf der rechten Seite des Rechnungskopfs werden ebenfalls mehrere Felder angezeigt:

Feldname Funktion
Dokumente

Hier scheinen alle Dokumente auf, die der Rechnung angehängtangehängt wurden. Durch einen Doppelklick auf ein Dokument, kann dieses wieder gelöschtgelöscht werden.

 

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Netto Gesamtsumme netto der zugeordneten Positionen
MwSt. Gesamtsumme der Mehrwertsteuer (zurzeit wird die MwSt. nicht nach SteuersätzenSteuersätzen aufgeschlüsseltaufgeschlüsselt sondern gleich zusammengerechnet)
Brutto Gesamtsumme brutto der zugeordneten Positionen
Skonto Wenn bei einer Rechnung ein Skonto abgezogen werden kann, kann dieser hier manuell eingetragen werden (Skonto in %), dann wird der Zahlbetrag verringert (wird bei ÜberweisungÜberweisung und in der Buchhaltung berücksichtigt)berücksichtigt).
Zahlbetrag Zahlbetrag wird automatisch errechnet.
Lieferscheine Wenn eine BestandsführungBestandsführung verwendet wird, könnenkönnen hier die dazugehörigendazugehörigen WE-Lieferscheine zur Kontrolle zugeordnet werden.

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Weiter zu:

-> Buchhaltungsartikel zur ER-Erfassung anlegen

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