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E-Mail: Mailboxen einrichten und verwalten

E-Mail: Mailboxen einrichten und verwalten

Mit der neuen E-Mail-Schnittstelle versendet LotzApp Ihre E-Mails (Rechnungen, Lieferscheine, Angebote, Aufträge usw.) direkt über Ihr eigenes Postfach. Neu sind:

  • Anmeldung über Microsoft oder Google (OAuth): Sie melden sich direkt bei Microsoft bzw. Google an. Ihr Passwort wird nicht in LotzApp gespeichert.
  • Statusanzeige: Sie sehen sofort, ob Postausgang und Posteingang funktionieren.
  • Gesendet-Ordner: Versendete E-Mails landen automatisch im Gesendet-Ordner Ihres Postfachs.
  • Mailbox-Übersicht: Alle Postfächer auf einen Blick, mit Prüfung per Knopfdruck und Hinweisen, wenn etwas umgestellt werden muss.

Wichtig für Microsoft-Konten (Outlook.com, Hotmail, Microsoft 365): Microsoft beendet den Versand per SMTP mit Passwort. Mailboxen, die noch so eingerichtet sind, müssen auf „Microsoft 365 / Outlook.com (OAuth)“ umgestellt werden. Siehe Von SMTP auf Microsoft/Google umstellen.

1. Die Mailbox-Übersicht

Sie finden die Übersicht unter Mail → Mailboxen.

[Screenshot: Mailbox-Übersicht]

Spalte Bedeutung
Mailbox Name der Mailbox in LotzApp
E-Mail-Adresse Absenderadresse
Besitzer Benutzer, dem die Mailbox gehört
Senden von anderen „Ja“: alle Benutzer dürfen über diese Mailbox senden
Versand Wie versendet wird: Microsoft (OAuth), Google (OAuth), SMTP (Servername) oder LotzApp-Server
Postausgang / Posteingang Ergebnis der letzten Prüfung (siehe unten)

Welche Mailboxen sehe ich?

  • Benutzer sehen ihre eigenen Mailboxen und alle, die andere zum Senden freigegeben haben. Bearbeiten (B) und Löschen (X) können sie nur ihre eigenen.
  • Administratoren sehen und bearbeiten alle Mailboxen des Mandanten.

Hinweise in der Spalte „Versand“

  • ⚠️ Handlungsbedarf (rot): Ein Microsoft-Konto versendet noch per SMTP mit Passwort. Bitte umstellen, sonst kann diese Mailbox bald keine E-Mails mehr senden.
  • 💡 Empfehlung (blau): Ein Google-Konto versendet per SMTP. Das funktioniert nur noch mit App-Passwort. Die Anmeldung über Google ist einfacher und sicherer.

Ein Klick auf das i daneben erklärt, was zu tun ist.

[Screenshot: Handlungsbedarf mit geöffnetem i]

Alle Mailboxen prüfen

Mit „Alle Mailboxen prüfen“ testet LotzApp die Verbindung aller Mailboxen, die Sie bearbeiten dürfen.

  1. Klicken Sie auf „Alle Mailboxen prüfen“.
  2. Ein Fenster zeigt den Fortschritt. Mehrere Mailboxen werden gleichzeitig geprüft, je Mailbox kann es bis zu einer halben Minute dauern. Sie können das Fenster mit „Ausblenden“ schließen, die Prüfung läuft weiter.
  3. In den Spalten Postausgang und Posteingang erscheint das Ergebnis:
    • 🟢 OK: funktioniert
    • 🔴 Fehler: Ein Klick auf das i zeigt die genaue Fehlermeldung.
    • ⚪ offen: bei Microsoft/Google, solange der Postausgang noch nicht funktioniert
    • –: wird nicht geprüft, z. B. bei Versand über den LotzApp-Server oder fremden Mailboxen ohne Admin-Recht

[Screenshot: Ergebnis der Prüfung]

2. Neue Mailbox anlegen

  1. Mail → Neue Mailbox anlegen und einen Namen eingeben.
  2. Die Maske hat zwei Reiter: Allgemein und Zugangsdaten & Server.

[Screenshot: Mailbox-Maske Reiter Allgemein]

Reiter „Allgemein“

Feld Bedeutung
Name Bezeichnung in LotzApp, z. B. „Büro“ oder „Rechnungen“
Neue E-Mail-Schnittstelle verwenden Ja = neue Schnittstelle mit Statusanzeige und Microsoft/Google-Anmeldung (empfohlen)
Anmeldung IMAP/SMTP (E-Mail & Passwort), Microsoft 365 / Outlook.com (OAuth) oder Google / Gmail (OAuth)
E-Mail-Adresse Absenderadresse (nur bei IMAP/SMTP; bei Microsoft/Google kommt sie aus der Anmeldung)
Benutzer Besitzer der Mailbox (nur für Administratoren sichtbar)
Senden von anderen Usern Ja: alle Benutzer dürfen über diese Mailbox senden (z. B. für office@). Bearbeiten dürfen sie trotzdem nur Besitzer und Administratoren.
ER automatisch erstellen Ja: Für jede E-Mail im Posteingang mit PDF-Anhang wird automatisch eine Eingangsrechnung zum Absender angelegt, die PDFs hängen als Dokumente daran. Gedacht für ein eigenes Rechnungs-Postfach. Nur mit Anmeldung per IMAP/Passwort möglich.

Unter einer Trennlinie folgt der Statusbereich mit Anmelde-Button, Postausgang, Posteingang bzw. Gesendet-Ablage und Gesendet-Ordner.

3. Anmeldung über Microsoft (Outlook.com, Hotmail, Microsoft 365)

  1. Neue E-Mail-Schnittstelle verwenden: Ja
  2. Anmeldung: Microsoft 365 / Outlook.com (OAuth)
  3. Auf „Mit Microsoft anmelden“ klicken.
  4. Bei Microsoft mit dem Postfach anmelden und den Berechtigungen zustimmen. LotzApp darf damit E-Mails in Ihrem Namen senden und Ihr Profil (E-Mail-Adresse) lesen. Ihre E-Mails lesen kann LotzApp nicht.
  5. Sie kommen zurück zu LotzApp. Dort steht „Angemeldet als …“ und der Postausgang ist grün.

[Screenshot: Microsoft-Anmeldung / Zustimmung] [Screenshot: Statusbereich „Angemeldet als …“, grün]

Firmenkonten (Microsoft 365): Manche Firmen erlauben die Zustimmung nur durch den IT-Administrator. LotzApp zeigt dann einen Link an. Diesen Link mit „Link kopieren“ an Ihren IT-Administrator senden. Er meldet sich damit an und klickt „Akzeptieren“. Danach erneut „Mit Microsoft anmelden“.

Gesendet-Ordner: Die Kopie legt Microsoft automatisch in „Gesendete Elemente“ ab, Sie müssen nichts einstellen.

4. Anmeldung über Google (Gmail, Google Workspace)

  1. Neue E-Mail-Schnittstelle verwenden: Ja
  2. Anmeldung: Google / Gmail (OAuth)
  3. Auf „Mit Google anmelden“ klicken, das Google-Konto wählen und zustimmen. LotzApp darf damit nur E-Mails senden.
  4. Zurück in LotzApp ist der Postausgang grün.

[Screenshot: Google-Anmeldung]

Die Kopie im Gesendet-Ordner legt Google automatisch an.

5. Anmeldung per IMAP/SMTP (E-Mail & Passwort)

Für alle anderen Anbieter, z. B. Ihren eigenen Mailserver oder Ihren Webhoster:

  1. Neue E-Mail-Schnittstelle verwenden: Ja
  2. Anmeldung: IMAP/SMTP (E-Mail & Passwort)
  3. E-Mail-Adresse eintragen.
  4. Reiter Zugangsdaten & Server:
    • Anmeldename: nur nötig, wenn er von der E-Mail-Adresse abweicht
    • Passwort
    • „Servereinstellungen holen“: LotzApp sucht die Server zu Ihrer E-Mail-Adresse und testet sie. Mit „Übernehmen“ werden sie eingetragen.
    • Oder manuell: Posteingang (IMAP) mit Port (meist 993), Postausgang (SMTP) mit Port (587 bei STARTTLS, 465 bei SSL/TLS) und Sicherheit
  5. Zurück im Reiter Allgemein zeigt der Statusbereich, ob Postausgang und Posteingang funktionieren.
  6. Gesendet-Ordner: In der Auswahl den Ordner wählen, in den versendete E-Mails abgelegt werden. LotzApp schlägt den passenden Ordner meist schon vor.

[Screenshot: Reiter Zugangsdaten & Server mit „Servereinstellungen holen“]

6. Von SMTP auf Microsoft/Google umstellen <a id="von-smtp-auf-microsoft-google-umstellen"></a>

So stellen Sie eine Mailbox um, bei der in der Übersicht ⚠️ Handlungsbedarf oder 💡 Empfehlung steht:

  1. In der Mailbox-Übersicht bei der Mailbox auf B klicken.
  2. Neue E-Mail-Schnittstelle verwenden: auf Ja stellen, falls noch „Nein“.
  3. Anmeldung: auf Microsoft 365 / Outlook.com (OAuth) bzw. Google / Gmail (OAuth) stellen. → Server- und Passwortfelder werden ausgeblendet, sie werden nicht mehr gebraucht.
  4. Auf „Mit Microsoft anmelden“ bzw. „Mit Google anmelden“ klicken und zustimmen (siehe Abschnitt 3 bzw. 4).
  5. Prüfen: Postausgang ist grün, der Hinweis „Handlungsbedarf“ ist verschwunden.
  6. Optional eine Test-E-Mail senden.

[Screenshot: Hinweis „Handlungsbedarf“ in der Mailbox-Maske] [Screenshot: nach der Umstellung, grün]

Bitte beachten:

  • Die Mailbox behält ihre ID, Vorlagen und Zuordnungen bleiben erhalten.
  • „ER automatisch erstellen“ ist mit Microsoft/Google-Anmeldung nicht verfügbar, weil LotzApp dabei keinen Zugriff auf den Posteingang hat. Ein Rechnungs-Postfach mit automatischer ER-Erstellung muss weiter per IMAP/Passwort laufen.

7. Absender beim Versenden

Beim Versenden (Rechnung, Lieferschein, Angebot, Auftrag, Bestellung, E-Mail) und in den Mailvorlagen ist die Absender-Auswahl unterteilt in:

  • Eigene Postfächer: Mailboxen, deren Besitzer Sie sind
  • Allgemeine Postfächer: Mailboxen anderer Benutzer mit „Senden von anderen Usern: Ja“

Gibt es nur eine der beiden Arten, entfällt die Unterteilung.

[Screenshot: Absender-Auswahl]

8. Versand über den LotzApp-Server

Für Postfächer ohne eigenen Mailserver (nur bei „Neue E-Mail-Schnittstelle: Nein“):

  • Versand über: LotzApp-Server (ohne eigenen Mailserver)
  • Kopie an (Bcc): Ihre Adresse, damit Sie eine Kopie jeder versendeten E-Mail erhalten

Versendet wird dann über noreply@lotzapp.org. E-Mails können beim Empfänger eher im Spam landen. Wenn möglich, richten Sie Ihr eigenes Postfach ein.

9. Fehlermeldungen und was zu tun ist

Meldung Bedeutung Was tun
… meldet eine Störung / … ist derzeit nicht erreichbar Störung bei Microsoft/Google oder der Internetverbindung. Die Anmeldung ist in Ordnung. Später „Erneut prüfen“. Nicht neu anmelden.
… lehnt vorübergehend weitere Anfragen ab Zu viele Anfragen in kurzer Zeit Einige Minuten warten
Anmeldung abgelaufen oder widerrufen, bitte neu anmelden Die Freigabe ist abgelaufen oder wurde im Microsoft-/Google-Konto entfernt „Neu anmelden“
Noch nicht angemeldet Anmeldung über Microsoft/Google noch nicht durchgeführt „Mit … anmelden“
… verweigert den Zugriff Berechtigung nicht erteilt, oder das Microsoft-365-Postfach hat keine Exchange-Online-Lizenz Neu anmelden und allen Berechtigungen zustimmen; ggf. IT-Administrator fragen
… ist auf diesem Server falsch eingerichtet Problem in der LotzApp-Installation Bitte den LotzApp-Support kontaktieren
Anmeldung (SMTP/IMAP) fehlgeschlagen Benutzername oder Passwort falsch, oder der Anbieter erlaubt keinen Passwort-Zugang mehr Zugangsdaten prüfen; bei Microsoft/Google auf OAuth umstellen
Verbindung zu … fehlgeschlagen Server oder Port falsch, oder der Server ist nicht erreichbar „Servereinstellungen holen“ oder Daten beim Anbieter erfragen

Die request-id in Klammern hilft dem Support von Microsoft, eine Störung zuzuordnen.

10. Häufige Fragen

Speichert LotzApp mein Microsoft- oder Google-Passwort? Nein. Sie melden sich direkt beim Anbieter an. LotzApp erhält nur eine verschlüsselt gespeicherte Freigabe zum Senden.

Wie entferne ich die Verbindung? In der Mailbox auf „Abmelden“ klicken. Bei Google wird die Freigabe auch bei Google widerrufen. Bei Microsoft können Sie LotzApp zusätzlich in Ihrem Microsoft-Konto unter „Apps und Dienste“ entfernen.

Warum sehe ich eine Mailbox, kann sie aber nicht bearbeiten? Sie gehört einem anderen Benutzer und ist zum Senden freigegeben. Bearbeiten können nur der Besitzer und Administratoren.

Beim Besitzer steht „Unbekannter Benutzer“. Der eingetragene Benutzer ist diesem Mandanten nicht mehr zugeordnet. Ein Administrator wählt im Feld Benutzer einen neuen Besitzer.