Ausgangsrechnungen per Mail versenden (Massenmailversand)

Stand: 08.10.2026

Mit der Funktion „Ausgangsrechnungen versenden" werden viele Rechnungen auf einmal per E-Mail an die Kunden verschickt. Dabei werden alle Rechnungen mit demselben Belegdatum gesammelt versendet. Jede Rechnung muss so nicht einzeln verschickt werden.

Für die Nutzung ist zuvor eine Freischaltung durch die zuständige LotzApp-Betreuung erforderlich. Ohne diese Freischaltung ist die Funktion „Ausgangsrechnungen versenden" im Modul AR nicht sichtbar.

Rechnungen gesammelt versenden

1. Modul „AR" öffnen.

2. Im Datumsfeld das Belegdatum der Rechnungen eingeben. Es werden alle Rechnungen mit diesem Belegdatum verschickt.

   Beispiel: Wird „19.01.2026" eingegeben, werden alle Rechnungen mit dem Belegdatum 19.01.2026 versendet.

3. Das passende Rechnungsformular (Template) auswählen.
   • Wird nur ein Rechnungsformular verwendet, ist hier nichts zu tun. Im Feld bleibt „auto" stehen.
   • Werden mehrere Rechnungsformulare verwendet, wird hier das gewünschte Formular ausgewählt.

4. Den Versand mit dem Button „Ausgangsrechnungen versenden" starten.

Versand kontrollieren

In der Rechnungsliste ist bei jeder Rechnung zu sehen, wie weit der Versand ist. Dafür sind zwei Stellen wichtig: die Zelle „Formular" und das E-Mail-Symbol (@).

Rechnung ein weiteres Mal versenden

Beim Massenmailversand werden nur Rechnungen verschickt, die noch nicht versendet wurden. Bereits versendete Rechnungen werden nicht ein zweites Mal verschickt.

Soll eine Rechnung trotzdem noch einmal versendet werden:

1. Mit der rechten Maustaste auf das E-Mail-Symbol (@) der gewünschten Rechnung klicken.
2. Der Hintergrund der Zelle „Formular" wird blau. Die Rechnung ist damit erneut für den Mailversand vorgemerkt und wird der Reihe nach verschickt.
3. Ist die Rechnung versendet, wird das E-Mail-Symbol blau. Der blaue Hintergrund der Zelle „Formular" verschwindet wieder.

Rechnungen, die nicht per E-Mail verschickt werden

Nicht jede Rechnung wird beim Massenmailversand per E-Mail verschickt. Das betrifft Rechnungen von Kunden,

• bei denen keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist oder
• bei denen in der Adresse die Checkbox „Rechnung per Post" angehakt ist.

Diese Rechnungen müssen ausgedruckt und per Post verschickt werden. Für den gesammelten Ausdruck eignet sich der Sammeldruck.

Hinweis

An welche E-Mail-Adresse eine Rechnung geht, wird in der Adresse des Kunden festgelegt. Ist dort eine eigene E-Mail-Adresse für Rechnungen ausgewählt, wird diese verwendet. Sonst geht die Rechnung an die Haupt-E-Mail-Adresse.

Siehe auch

• Verschiedene E-Mail-Adressen für den Mailversand hinterlegen
• Rechnung per Post statt per E-Mail versenden
• Rechnungsübersicht & Rechnungsstatus ändern
• Sammeldruck