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Verschiedene E-Mail-Adressen für den Mailversand hinterlegen

Stand: 08.10.2026

Bei einer Adresse können mehrere E-Mail-Adressen hinterlegt werden. Für jede Dokumentart kann dann festgelegt werden, an welche E-Mail-Adresse sie geschickt wird. So kann zum Beispiel die Rechnung an die Buchhaltung gehen und der Lieferschein an das Lager.

Folgende Dokumentarten sind möglich:

  • Bestellungen
  • Angebote
  • Auftragsbestätigungen
  • Lieferscheine
  • Rechnungen

Pro Dokumentart kann immer nur eine E-Mail-Adresse ausgewählt werden.

Für die Nutzung ist zuvor eine Freischaltung durch die zuständige LotzApp-Betreuung erforderlich. Dabei werden die benötigten Felder für die einzelnen Dokumentarten freigeschaltet. Erst danach sind diese Felder bei der Adresse sichtbar.

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1. E-Mail-Adressen hinterlegen

  1. Modul „Adressen" öffnen.
  2. Die gewünschte Adresse suchen und über „Adresse bearbeiten" (B) öffnen.
  3. Beim Feld „E-Mail" auf den Button „E-Mail-Adresse hinzufügen" klicken.
  4. Die E-Mail-Adresse eingeben.
  5. Für jede weitere E-Mail-Adresse die Schritte 3 und 4 wiederholen.

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2. Haupt-E-Mail-Adresse festlegen

Eine der E-Mail-Adressen ist immer die Haupt-E-Mail-Adresse. Sie ist im Feld „E-Mail" dunkler markiert.

Soll eine andere E-Mail-Adresse die Haupt-E-Mail-Adresse werden: Mit der rechten Maustaste auf diese E-Mail-Adresse klicken. Sie wird danach dunkler markiert und ist ab jetzt die Haupt-E-Mail-Adresse.

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3. E-Mail-Adresse pro Dokumentart auswählen

  1. In der Adresse das freigeschaltete Feld für die gewünschte Dokumentart suchen, zum Beispiel das Feld für Rechnungen.
  2. Auf den Pfeil im Feld klicken. Es öffnet sich eine Liste mit allen hinterlegten E-Mail-Adressen.
  3. Die gewünschte E-Mail-Adresse auswählen.
  4. Die Schritte 1 bis 3 für jede weitere Dokumentart wiederholen.
  5. Die Adresse speichern.

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Feld leer gelassen: Wird bei einer Dokumentart keine E-Mail-Adresse ausgewählt, wird automatisch die Haupt-E-Mail-Adresse verwendet.

Rechnung per Post: Ist bei der Adresse die Checkbox „Rechnung per Post" angehakt, werden Rechnungen nicht per E-Mail verschickt. Das gilt auch dann, wenn im Feld für Rechnungen eine E-Mail-Adresse ausgewählt ist. Alle anderen Dokumentarten werden weiterhin per E-Mail versendet. Mehr dazu: Rechnung per Post statt per E-Mail versenden

Felder nicht sichtbar: Fehlen die Felder für die einzelnen Dokumentarten, wurden sie noch nicht freigeschaltet. Es steht dann nur die Haupt-E-Mail-Adresse für den Versand zur Verfügung.

Siehe auch

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