Einzelrechnung und/oder Sammelrechnung erstellen

Stand: 12.05.2025

Ausgangsrechnungen können grundsätzlich auf zwei Arten erstellt werden:

• direkt aus dem Lieferschein (Einzelrechnung)
• Zusammenfassung mehrere Lieferscheine zu einer Rechnung (Sammelrechnung)

 

Einzelrechnung erstellen:

Um aus einem einzelnen Lieferschein eine Rechnung zu erstellen, klickt man beim jeweiligen Lieferschein in der Spalte Rechnung, auf den Button Rechnung erstellen.

Nun gibt man das gewünschte Rechnungsdatum ein (standardmäßig wird das heutige Datum vorgeschlagen) und klickt danach auf N (=Neu):

Das DropDown-Feld darunter wird dazu verwendet, wenn ein Lieferschein zu einer bereits erstellen Rechnung noch dazugeordnet werden möchte. Hier scheinen alle Rechnungsnummern des jeweiligen Kunden auf, die noch nicht im Modul AR als versendet markiert wurden.

Wählt man nun die jeweilige Rechnungsnummer aus und klickt auf N, dann wird der Lieferschein zu der bestehenden AR zugeordnet.

 

Sammelrechnung erstellen:

Feld	Funktion
Re-Datum	Rechnungsdatum (mit diesem Datum wird die Rechnung im Modul AR erstellt)
Kunde wählen	Hier wird der jeweilige Kunde gewählt, für den eine Sammelrechnung erstellt werden soll.   Möchte man für alle Kunden, bei denen offene Lieferscheine vorhanden sind eine Sammelrechnung erstellen, dann wählt man in diesem Feld "Alle" aus.
LS bis	Datum, bis zu dem die Lieferscheine in der Rechnung zusammengefasst werden sollen.    Beispiel: Man möchte für einen Kunden eine Rechnung für April ausstellen. In dieser Rechnung sollen nur die Lieferscheine, die im April geschrieben worden sind enthalten sein. Es gibt aber bereits Lieferscheine die im Mai geschrieben worden sind. Wenn man beim Datum 2025-04-30 eingibt, dann werden nur die Lieferscheine bis Ende April zusammengefasst und alle Lieferscheine vom Mai bleiben weiterhin als offen stehen. (Sinnvoll, wenn pro Monat abgerechnet wird.)

Sobald auf den Button Rechnung erstellen geklickt wurde, wird eine Ausgangsrechnung erstellt und die Lieferscheine rutschen unter den Filter alle Lieferscheine und scheinen nicht mehr unter dem Filter offene Lieferscheine (= alle Lieferscheine, wo noch keine AR erstellt wurde) auf. In der Spalte Rechnung kann man nun auch die jeweilige Rechnungsnummer sehen.

Arten der Sammelrechnungserstellung:
Es gibt zwei Möglichkeiten, Sammelrechnungen zu erstellen. Das kann pro Kunde individuell eingestellt werden. Dazu muss zuerst ein Feld freigeschalten werden, dazu geht man wie folgt vor:

1. Modul Stammdaten - Adressdatenbank - Feld "ar_typ" durch Klick auf + freischalten:

2. Feld beliebig benennen - Beispiel:

Nun kann im Modul Adressen pro Adresse (Kunde) zwischen zwei Einstellungen gewählt werden.

1. Standard (Positionszusammenfassung):
Die selben Artikel aus verschiedenen Lieferscheinen werden zusammengefasst und als eine Position dargestellt.

Beispiel:

2. nach Lieferschein (Einzeldarstellung):
Statt einer Zusammenfassung werden die einzelnen Lieferscheine untereinander angeführt. 

Beispiel:

ACHTUNG: Das Feld im Modul Adressen muss unbedingt bevor die Sammelrechnung erstellt wurde eingestellt werden. Wird die Einstellung "nach Lieferschein" erst nach der Erstellung ausgewählt, wird diese Einstellung nicht mehr auf die bereits erstellten Ausgangsrechnungen übernommen.

Sammelrechnung nochmal zurücksetzen:
Möchte man die Sammelrechnung nochmal löschen, klickt man einfach auf das X. Dadurch wird die Rechnung gelöscht und alle zugeordneten Lieferscheine werden wieder als offen im Modul Lieferscheine angezeigt.